Conditions générales

Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales d'utilisation et de vente encadrent l'accès au service Quitéa et sa souscription. Quitéa est un service en ligne de gestion des indemnités kilométriques, édité par Jonathan Dewaele EI, désigné ci-après « l'éditeur » (voir les mentions légales). Le « client » est l'organisation qui ouvre un compte, et les « membres » sont les personnes qu'elle y invite.

Le service est réservé aux professionnels qui agissent pour les besoins de leur activité : entreprises et indépendants, dirigeants, cabinets comptables. L'inscription vaut acceptation des présentes conditions, qui prévalent sur tout autre document du client. La version applicable est celle en ligne au jour de la souscription.

Ce que le service est, et ce qu'il n'est pas

Quitéa calcule des indemnités selon le barème kilométrique publié par l'administration fiscale et produit un document. Le service constitue une aide au calcul. Il ne fournit aucun conseil fiscal, social ou juridique et ne se substitue pas à un expert-comptable.

Quand une règle applicable est incertaine, le service retient la lecture qui indemnise le moins. Il l'affiche et cite son texte. Le client reste responsable de la qualification de ses situations, de l'exactitude des trajets déclarés et de l'usage qu'il fait des résultats.

Le justificatif produit est un document horodaté. Il porte une empreinte et l'historique de ses versions. Quitéa ne revendique aucune certification d'archivage.

Compte et accès

L'accès se fait par un compte personnel, ouvert avec une adresse électronique et un mot de passe, ou avec un compte Google ou Facebook lorsque cette option est proposée. Le client veille à la confidentialité des identifiants des personnes qu'il invite et à l'exactitude des informations de son organisation. Il signale sans délai tout usage non autorisé d'un compte à contact@quitea.fr.

Les données saisies servent au remboursement de frais professionnels, et à cela seulement. Le service n'a pas vocation à évaluer l'activité d'une personne, à contrôler son temps de travail ni à fonder une décision défavorable à son égard, et le client s'interdit de l'utiliser à ces fins.

Offres et durée de l'abonnement

Le détail des offres figure sur la page des tarifs.

Un déclarant actif est une personne ayant soumis au moins une note au cours du mois. La soumission est un acte volontaire et horodaté. Le relevé des déclarants actifs de chaque mois est consultable et exportable par le client depuis son compte.

Chaque organisation bénéficie d'un essai de 30 jours, sans moyen de paiement, avec toutes les fonctions ouvertes. Un seul essai est accordé par organisation. À son terme, sans moyen de paiement enregistré, l'abonnement est suspendu.

L'abonnement est conclu pour un mois ou pour un an, selon la périodicité choisie. Il se renouvelle tacitement pour une période identique, sauf résiliation dans les conditions ci-dessous.

Prix et paiement

Les prix sont indiqués en euros, hors taxes. TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts. Si l'éditeur devient redevable de la TVA, elle s'ajoute aux prix hors taxes au taux en vigueur, après information du client.

Le paiement se fait par carte bancaire ou par PayPal, l'un et l'autre traités par Stripe. Le client autorise le prélèvement de chaque échéance sur le moyen de paiement enregistré. Chaque facture est payable à sa date d'émission et reste disponible dans le compte du client.

Une modification de prix est annoncée au moins trente jours avant de s'appliquer. Elle vaut pour la période suivante, et le client qui la refuse peut résilier avant son entrée en vigueur.

Impayé, suspension puis résiliation

En cas d'échec de paiement, le client dispose de 7 jours pour régulariser. Passé ce délai, l'abonnement est suspendu : aucune note ne peut plus être soumise. La consultation et l'export restent possibles. Le paiement recouvré rétablit l'accès. Une suspension qui dure 90 jours consécutifs entraîne la résiliation.

Un administrateur de l'organisation résilie à tout moment depuis les paramètres de l'abonnement, sans frais. La résiliation prend effet au terme de la période en cours (un mois ou une année). Une période commencée reste due et n'est pas remboursée, même partiellement.

L'éditeur peut résilier l'abonnement en cas de manquement grave aux présentes conditions, après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours, ou sans délai en cas d'usage frauduleux. Il peut aussi mettre fin au service en prévenant les clients au moins trois mois à l'avance, en remboursant la part payée des périodes non consommées.

Propriété intellectuelle

L'éditeur concède au client un droit personnel et non exclusif d'utiliser le service pour ses besoins internes, pendant la durée de l'abonnement. Ce droit ne permet ni de copier le service, ni de le revendre, ni d'en extraire le contenu de manière automatisée hors des exports et du connecteur prévus.

Le logiciel et son interface restent la propriété de l'éditeur, comme les textes du site et la marque Quitéa. Le client reste propriétaire des données qu'il saisit et des documents produits à partir d'elles.

Données du client et réversibilité

Le client exporte ses données à tout moment par l'export comptable et par les justificatifs de ses notes. La consultation et l'export restent ouverts quatre-vingt-dix jours après la résiliation, puis l'accès se ferme.

Sur demande de l'organisation à contact@quitea.fr, une archive complète de ses données lui est remise. Les notes et justificatifs étant des pièces comptables, l'effacement complet de l'organisation intervient à sa demande dès que leur durée légale de conservation, dix ans, est échue. D'ici là, les données ne sont plus traitées qu'à des fins de conservation.

Sous-traitance des données personnelles

Pour les données personnelles saisies dans le service, le client est responsable du traitement et l'éditeur sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD. Cette section tient lieu d'accord de sous-traitance.

L'éditeur s'engage à :

• traiter les données uniquement pour fournir le service, selon les instructions du client que constituent ces conditions et l'usage du service, y compris pour les transferts hors de l'Union européenne
• garantir la confidentialité des données et imposer la même obligation à toute personne autorisée à les traiter
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité, dont l'isolation des données de chaque organisation
• ne recourir qu'aux prestataires listés dans cette politique, en leur imposant des obligations équivalentes, et informer le client de tout changement trente jours à l'avance, ce qui lui ouvre le droit de s'y opposer en résiliant
• aider le client à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes, et à remplir ses obligations de sécurité et d'analyse d'impact
• notifier au client toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais, et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance
• restituer puis effacer les données à la fin du contrat, dans les conditions de la section précédente
• mettre à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, et permettre un audit à ses frais, sur préavis de trente jours

Le support n'accède à un compte client qu'avec l'autorisation d'un administrateur de l'organisation, limitée dans le temps et révocable. Chaque accès figure dans un journal que le client consulte.

Disponibilité et responsabilité

L'éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l'accès au service, sans engagement de niveau de service. Des interruptions pour maintenance peuvent survenir, annoncées à l'avance lorsque c'est possible.

L'éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Il ne répond pas des dommages indirects, tels qu'une perte de chiffre d'affaires ou un redressement consécutif à une déclaration du client. Sa responsabilité est limitée, toutes causes confondues, aux sommes payées par le client au cours des douze mois précédant le fait générateur. Cette limite ne s'applique pas en cas de faute lourde ou intentionnelle.

Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, y compris la défaillance d'un hébergeur ou d'un réseau qui échappe à son contrôle. Si l'empêchement dure plus de trente jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.

Modification des conditions

Ces conditions peuvent évoluer. Une modification est annoncée aux clients par courriel ou dans l'application au moins trente jours avant de s'appliquer. Le client qui la refuse peut résilier avant son entrée en vigueur.

Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties recherchent d'abord une solution amiable, par écrit, pendant trente jours. À défaut d'accord, et lorsque la loi le permet, le litige est porté devant les tribunaux du ressort du domicile de l'éditeur. Le service étant réservé aux professionnels, la médiation de la consommation et le droit de rétractation ne s'appliquent pas.