Indemnités du dirigeant de société
Rouler pour sa société avec sa propre voiture ouvre droit à remboursement sous conditions. Voici lesquelles, et ce qui dépend du statut.
Par Jonathan Dewaele, mis à jour le . Lecture : 2 min.
L'essentiel à retenir
Une société rembourse les frais que son dirigeant engage pour elle, y compris avec son véhicule personnel. Le remboursement suit le barème fiscal et repose sur des pièces. Le point à valider avec l'expert-comptable est la qualification fiscale et sociale de ces sommes, qui varie selon le statut du dirigeant.
Un dirigeant peut-il se faire rembourser ses kilomètres ?
Dans le principe, une société rembourse les frais que son dirigeant engage pour elle, véhicule personnel compris. Le remboursement suit alors le barème fiscal, et il doit reposer sur des pièces : le véhicule, la date et le motif de chaque déplacement, les kilomètres. Le point à valider avec l'expert-comptable est la qualification fiscale et sociale de ces sommes, qui varie selon le statut du dirigeant.
Ce qui dépend du statut
Un président de SAS ou de SASU relève du régime social des salariés. Pour lui, les règles de l'Urssaf sur les frais professionnels du salarié servent de repère : véhicule personnel, barème respecté, preuve des déplacements à la charge de la société.
Un gérant de SARL ou d'EURL relève d'un régime différent selon qu'il est majoritaire ou non. Le gérant de SARL a sa propre page, car la qualification des remboursements y est plus discutée.
Quel véhicule et quel barème ?
Le véhicule est celui du dirigeant, ou d'un membre de son foyer fiscal. La puissance fiscale et la motorisation désignent la ligne du barème. Le cumul se tient par véhicule et par année civile. Exemple : une 6 CV à 11 000 km dans l'année donne 5 571 €.
Les trajets depuis le domicile
Un déplacement du domicile vers un client, un fournisseur ou un chantier est un déplacement professionnel. Le trajet entre le domicile et un lieu de travail habituel suit d'autres règles, que détaille la page du trajet domicile-travail.
Que garder ?
Le détail des pièces est dans le guide des justificatifs en cas de contrôle. Une écriture de frais de déplacement au compte 6251 du plan comptable est la suite habituelle, que le comptable passe à partir de l'export.
Et avec plusieurs sociétés ?
Un dirigeant qui roule pour plusieurs sociétés avec le même véhicule pose une question que les textes ne tranchent pas. La page plusieurs sociétés l'expose avec un exemple chiffré.
Ce que Quitéa apporte à un dirigeant
Quitéa tient le cumul de chaque véhicule, calcule chaque trajet au barème de l'année, et produit le justificatif de chaque note avec la tranche et la règle citées. Il ne décide pas à votre place de ce qui est remboursable. Pour essayer, le calculateur ne demande aucun compte.
Sources
- Urssaf, indemnités kilométriques : véhicule personnel, barème fiscal, justificatifs.
- Urssaf, frais professionnels
- BOFiP, BOI-BAREME-000001-20230720
Passer du calcul au justificatif
Gratuit : 10 trajets pour essayer, sans limite de durée. Le justificatif PDF et les exports comptables sont dans les offres payantes.