Indemnités kilométriques

Comment calculer ses indemnités kilométriques ?

Le montant de l'année est la valeur d'une formule du barème, selon la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue dans l'année à titre professionnel : distance × taux jusqu'à 5 000 km, puis distance × taux + une constante jusqu'à 20 000 km, puis distance × un troisième taux au-delà. L'indemnité d'un trajet est la différence entre le montant après le trajet et le montant avant. Les taux sont sur la page du barème kilométrique, et le calculateur fait l'opération.

Exemple : un 5 CV qui a roulé 4 800 km et en ajoute 600 reçoit 270 € pour ce trajet, pas les 381,60 € d'un taux unique.

Qui peut en percevoir ?

Les indemnités kilométriques remboursent l'usage d'un véhicule personnel pour un déplacement professionnel. L'employeur qui les verse dans les limites du barème fiscal bénéficie d'une exonération de cotisations, à condition de prouver la réalité des déplacements et le nombre de kilomètres. La réponse dépend ensuite du statut de celui qui roule, et chaque cas a son guide :

• le dirigeant de société : président de SAS ou de SASU, gérant d'EURL ou de SARL ;
• le gérant de SARL, majoritaire ou minoritaire ;
• l'entrepreneur individuel ;
• le dirigeant de plusieurs sociétés, avec un seul véhicule.

Quels trajets comptent ?

Un déplacement professionnel compte dès le premier kilomètre : la visite à un client, le chantier à rejoindre. Les trajets qui franchissent un seuil de tranche sont expliqués dans dépasser 5 000 km dans l'année.

Le trajet domicile-travail est un cas à part. Côté employeur, l'Urssaf admet une indemnité quand le salarié est contraint de prendre son véhicule, faute de transports en commun adaptés à ses horaires par exemple. Quitéa refuse donc par défaut un trajet récurrent qui arrive sur le lieu de travail habituel : pour le déclarer, il faut choisir une condition dans la liste fermée de l'arrêté du 4 septembre 2025, imprimée ensuite sur le justificatif.

Que garder en cas de contrôle ?

La carte grise, un relevé daté des déplacements avec leur motif et leurs kilomètres, et un récapitulatif annuel. Le détail, avec les sources, est dans le guide des justificatifs en cas de contrôle Urssaf.

Que change l'outre-mer ?

Le barème est national : une voiture immatriculée à La Réunion reçoit le même montant qu'en métropole. Ce qui suit le territoire, ce sont les jours fériés écartés des trajets récurrents, le 20 décembre à La Réunion par exemple.

Le territoire se déduit du code postal du lieu de travail et ne s'applique qu'après votre confirmation. Treize territoires sont reconnus, détaillés dans La Réunion et l'outre-mer.

Un modèle de note à imprimer

Pour tenir un relevé à la main ou dans un tableur, le modèle de note de frais kilométrique reprend les colonnes attendues et calcule sur le cumul de l'année. Pour automatiser ce relevé, comment ça marche suit une note de bout en bout.