Justifier ses indemnités à l'Urssaf

Quelles pièces garder pour un contrôle ?

L'Urssaf écrit que la preuve de l'usage professionnel incombe à l'employeur. L'administration fiscale demande, pour le barème, de pouvoir préciser la distance journalière, le nombre de jours et le type de véhicule. En pratique, cinq pièces :

• La carte grise Elle donne la puissance fiscale (rubrique P.6).
• Un relevé daté des déplacements Avec les lieux de départ et d'arrivée.
• Le motif professionnel Pour chaque déplacement.
• Les kilomètres Par trajet et par jour.
• Un récapitulatif annuel Avec le cumul et le barème appliqué.

Pourquoi un montant seul ne suffit pas

Une somme forfaitaire par mois, sans relevé, est la plus exposée : sans justificatif, les indemnités sont réintégrées dans l'assiette des cotisations et contributions sociales. Au-delà du barème, l'employeur doit prouver que les sommes ont servi à leur objet, sinon l'excédent est soumis à cotisations.

Ce que contient le justificatif de Quitéa

Le PDF reprend les trajets du mois, le véhicule (puissance fiscale, motorisation) et le barème de l'année avec sa source. Chaque ligne indique la tranche et la règle appliquées. Quand une condition particulière a été retenue pour un trajet domicile-travail, son texte source est imprimé. Le document est horodaté et porte une empreinte. Il trace aussi ses versions. S'il manque une donnée obligatoire, Quitéa refuse de produire le PDF au lieu d'en livrer un incomplet.

trip_date;departure_place;arrival_place;distance_km;fiscal_horsepower;mileage_bracket;mileage_allowance_cents
2026-09-10;Saint-Denis;Le Port;42,00;7;0-5000;2927
2026-09-12;Saint-Denis;Saint-Paul;98,00;7;0-5000;6831
2026-09-18;Saint-Denis;Sainte-Marie;14,00;7;0-5000;976

Quitéa certifie-t-il le document ?

Non. Aucune certification d'archivage n'est revendiquée. Le justificatif est une pièce claire et reproductible : un contrôleur refait le calcul avec les taux et la formule imprimés. La durée de conservation applicable est à confirmer avec votre comptable.

Pour un dirigeant seul

Le contrôle porte sur l'employeur, mais un dirigeant sans salarié reste concerné : la société qui le rembourse est l'employeur. Voir la page dirigeant. Les offres qui produisent le PDF sont décrites sur la page des tarifs, et le parcours complet montre quand il est produit.

Sources

• Urssaf, indemnités kilométriques : preuve à la charge de l'employeur, carte grise, réintégration sans justificatif.
• Urssaf, frais professionnels
• impots.gouv.fr, frais de transport : justification de la réalité et du nombre de kilomètres.